Agile Design S.A.S. y plataforma Chati
POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
AGILE DESIGN S.A.S. Y PLATAFORMA CHATI
La presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales ("la Política") regula la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia y supresión de los datos personales que Agile Design S.A.S. ("Agile Design", "la Compañía", "nosotros") trata en calidad de Responsable del Tratamiento, en el marco de sus operaciones corporativas, su sitio web, sus servicios de consultoría digital, desarrollo web y software a medida, marketing digital, y la comercialización directa de la plataforma SaaS Chati.
Esta Política está diseñada para cumplir con:
Esta versión de la Política cubre exclusivamente la jurisdicción colombiana, sede legal de Agile Design S.A.S. La operación de la Compañía en el resto de América Latina hispanohablante, así como los estándares equivalentes a la LGPD (Brasil) y la LFPDPPP (México), quedan fuera del alcance normativo de este documento y serán objeto de una versión posterior.
Agile Design S.A.S., identificada con NIT 901.390.311-6, sociedad por acciones simplificada constituida el 26 de junio de 2020, con domicilio principal en Bogotá D.C., Colombia, es la Responsable del Tratamiento de los datos personales descritos en esta Política, en los términos del artículo 3, literal e), de la Ley 1581 de 2012.
Aclaración societaria obligatoria: Chati es exclusivamente una marca comercial y un producto SaaS de propiedad exclusiva de Agile Design S.A.S. Chati no es una entidad legal independiente, no tiene NIT propio y no puede ser Responsable ni Encargada del Tratamiento en nombre propio. Toda referencia a "Chati" en este documento debe entenderse como una referencia a la plataforma tecnológica operada por Agile Design S.A.S.
Canal de contacto para el ejercicio de derechos y consultas sobre protección de datos:
Email: corporativo@agiledesign.com.co
Contacto sitio web Agile Design SAS y App Chati: https://agiledesign.com.co/contacto/
Dirección: Calle 83ª # 115-20 int. 110 Bogotá, Colombia
Agile Design S.A.S. ocupa simultáneamente dos posiciones jurídicas distintas frente al tratamiento de datos personales. Esta distinción gobierna el alcance de esta Política y de todo el marco legal de la Compañía, y no debe confundirse en ningún documento derivado de este.
Agile Design S.A.S. actúa como Responsable independiente —es decir, decide por sí misma sobre la finalidad y los medios del tratamiento— respecto de los datos personales que recolecta para sus propios fines de negocio, con independencia de cualquier instrucción de un cliente de Chati. Esta Política regula el tratamiento que Agile Design S.A.S. realiza en esta calidad, que comprende, entre otros:
Agile Design S.A.S. actúa como Encargada del Tratamiento respecto de los datos personales de los usuarios finales de los clientes de Chati —es decir, las personas naturales que escriben, llaman o interactúan a través de WhatsApp, chat web o voz con las empresas que contratan Chati—. Frente a esos datos, el cliente de Agile Design S.A.S. es el Responsable del Tratamiento, y Agile Design S.A.S. actúa únicamente bajo sus instrucciones, en los términos que se formalicen en el Contrato de Encargado del Tratamiento (DPA) suscrito con cada cliente (Documento N.º 3 del Marco Legal).
El tratamiento que Agile Design S.A.S. realiza en calidad de Encargada no se rige por esta Política, sino por las instrucciones del cliente Responsable y por el DPA correspondiente, conforme a los artículos 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012.
Esta Política aplica a: (i) visitantes de los sitios web corporativos de Agile Design S.A.S. y de Chati; (ii) clientes y suscriptores de los servicios de la Compañía; (iii) candidatos y colaboradores actuales o pasados; (iv) proveedores, contratistas y aliados comerciales; y (v) cualquier persona natural cuyos datos sean tratados directamente por Agile Design S.A.S. en calidad de Responsable. No aplica al tratamiento que Agile Design S.A.S. realiza en calidad de Encargada, el cual se rige por el DPA correspondiente (ver Sección 3.2).
Para efectos de esta Política, y en concordancia con el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, se adoptan las siguientes definiciones:
Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales.
Aviso de Privacidad: comunicación verbal o escrita dirigida al Titular para informarle sobre la existencia de las políticas de Tratamiento que le serán aplicables, la forma de acceder a ellas y las finalidades del Tratamiento.
Base de Datos: conjunto organizado de datos personales objeto de Tratamiento por Agile Design S.A.S.
Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato sensible: dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, afiliación sindical, datos de salud, datos biométricos, vida sexual, entre otros).
Dato semiprivado / privado / público: categorías de clasificación de datos conforme a la Ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario, según el interés legítimo asociado a su conocimiento.
Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica que, por sí misma o en asocio con otros, realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: envío de datos personales por parte de Agile Design S.A.S. (Responsable) a un tercero receptor (Responsable o Encargado), incluyendo transferencias internacionales.
Transmisión: tratamiento de datos personales por cuenta de un Responsable, por parte de un Encargado, incluso cuando implique la comunicación de los datos dentro o fuera del territorio de Colombia.
Sistemas Analíticos y de Inteligencia Artificial: herramientas tecnológicas basadas en modelos de lenguaje o algoritmos de aprendizaje automático utilizadas por Agile Design S.A.S. y por la plataforma Chati para automatizar, clasificar o apoyar procesos de atención, calificación de leads y analítica operativa.
Agile Design S.A.S. trata los datos personales conforme a los principios establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:
Legalidad: el Tratamiento es una actividad reglada sujeta a lo establecido en la ley y las demás disposiciones que la desarrollen.
Finalidad: el Tratamiento obedece a una finalidad legítima, informada previamente al Titular.
Libertad: el Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. No se tratan datos personales sin autorización, salvo mandato legal o judicial que releve dicho consentimiento.
Veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Transparencia: se garantiza el derecho del Titular a obtener información sobre la existencia de datos que le conciernan.
Acceso y circulación restringida: el Tratamiento se sujeta a los límites derivados de la naturaleza de los datos, las disposiciones legales y esta Política. Salvo información pública, los datos no estarán disponibles en internet u otros medios de divulgación masiva salvo que el acceso sea técnicamente controlable.
Seguridad: la información sujeta a Tratamiento se maneja con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
Confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con Agile Design S.A.S.
En su calidad de Responsable, Agile Design S.A.S. trata las siguientes categorías de datos:
Datos sensibles: Agile Design S.A.S. no tiene como finalidad, en su calidad de Responsable, recolectar datos sensibles (salud, datos biométricos, ideología, orientación sexual, afiliación sindical o similares) de sus Titulares en el curso ordinario de su actividad comercial. El tratamiento reforzado de datos sensibles que los usuarios finales de clientes de las verticales Salud, Fintech y Seguros compartan a través de Chati se regula en calidad de Encargada (ver Sección 3.2) y formalizado en el documento Términos para Verticales Reguladas (Documento N.º 13), en cumplimiento de los requisitos reforzados del artículo 6 de la Ley 1581 de 2012 para ese tratamiento.
Agile Design S.A.S. obtiene la autorización del Titular de forma previa al Tratamiento, mediante mecanismos verificables, que pueden incluir:
Cuando el Tratamiento involucre datos sensibles, Agile Design S.A.S. informará al Titular, de manera expresa e inequívoca, que por tratarse de esa categoría de datos no está obligado a autorizar su Tratamiento, y le indicará cuáles de los datos solicitados tienen ese carácter y la finalidad del Tratamiento. La autorización para datos sensibles deberá ser explícita, mediante un mecanismo diferenciado del de los datos generales.
Los servicios de Agile Design S.A.S. y de Chati están dirigidos a personas jurídicas y personas naturales mayores de edad. Agile Design S.A.S. no recolecta intencionalmente datos de menores de edad. En caso de que, en el marco de un servicio de un cliente (por ejemplo, en la vertical Educación), sea necesario tratar datos de menores, se exigirá la autorización del representante legal del menor y se atenderá el interés superior del niño, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y el Código de la Infancia y la Adolescencia.
Conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no se requiere autorización cuando se trate de: información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; datos de naturaleza pública; casos de urgencia médica o sanitaria; tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Gestión de solicitudes de información, agendamiento de diagnósticos gratuitos, envío de comunicaciones comerciales previamente autorizadas, medición de tráfico y analítica web, personalización de la experiencia de navegación, y prevención de fraude.
Validación de identidad, formalización y administración de la relación contractual, facturación y procesamiento de pagos, soporte técnico y atención de solicitudes, comunicaciones sobre el servicio contratado (incluyendo avisos de mantenimiento, actualizaciones y cambios operativos), analítica de uso de la plataforma Chati para efectos de soporte y mejora del producto, cumplimiento de obligaciones legales, tributarias y contables, y comunicaciones comerciales o de mercadeo cuando exista autorización adicional para ese fin.
Gestión de procesos de selección, vinculación y administración de la relación laboral o de prestación de servicios, cumplimiento de obligaciones laborales, tributarias y de seguridad social, y consulta en listas de control cuando sea aplicable por razones de debida diligencia.
Evaluación, vinculación y administración de la relación contractual, verificación de antecedentes comerciales cuando sea pertinente, y cumplimiento de obligaciones contractuales, contables y tributarias.
Agile Design S.A.S., directamente y a través de la plataforma Chati, utiliza modelos de lenguaje y sistemas de automatización para: (i) apoyar la calificación de leads y la atención comercial en los canales propios de la Compañía; y (ii) generar analítica agregada sobre el desempeño de sus propios canales digitales. Toda decisión con efectos jurídicos relevantes sobre un Titular contará con la posibilidad de solicitar intervención humana. El uso de sistemas de IA en los flujos conversacionales de los clientes de Chati (Agile Design S.A.S. como Encargada) se regula en el DPA y en el Aviso de IA / Divulgación de Automatización (Documento N.º 8).
Los datos personales se conservarán durante el tiempo que sea razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron su Tratamiento y mientras subsista la relación contractual con el Titular, y con posterioridad a esta, durante los términos de prescripción de las acciones judiciales, contables, tributarias o administrativas que puedan derivarse de dicha relación. El detalle operativo de plazos de retención y criterios de eliminación se desarrolla en la Política de Retención y Eliminación de Datos (Documento N.º 9).
Agile Design S.A.S. podrá transmitir y/o transferir datos personales a terceros ubicados dentro o fuera de Colombia —incluyendo proveedores de infraestructura en la nube, proveedores de modelos de lenguaje (LLM) que soportan los agentes conversacionales de Chati, pasarelas de pago, y Meta Platforms, Inc. en su calidad de operador de la API oficial de WhatsApp Business— cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus servicios. Estas transmisiones se limitan a lo estrictamente necesario para la prestación del servicio y están sujetas a obligaciones contractuales de confidencialidad y uso restringido.
Dado que parte de esta infraestructura puede estar ubicada fuera de Colombia, el tratamiento puede implicar transferencia internacional de datos personales, sujeta a los requisitos del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012: que el país de destino garantice un nivel adecuado de protección de datos conforme a los estándares reconocidos por la SIC, o que se suscriban cláusulas contractuales u otros instrumentos jurídicos que garanticen niveles de protección equivalentes a los exigidos por dicha ley. Los proveedores de IA y de infraestructura tecnológica de Agile Design S.A.S. son tratados como Encargados o Sub-Encargados del Tratamiento, sujetos al documento de Contratos con Proveedores / Sub-Encargados del Tratamiento (Documento N.º 12).
Agile Design S.A.S. exige a todo Encargado del Tratamiento y a terceros con quienes comparta datos personales el cumplimiento de estándares de seguridad y confidencialidad equivalentes a los propios, mediante la suscripción de acuerdos contractuales que limiten el uso de la información al cumplimiento de las finalidades autorizadas.
Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, todo Titular tiene derecho a:
Las consultas y reclamos relacionados con el ejercicio de los derechos ARCO se atienden a través del canal de contacto (https://agiledesign.com.co/contacto/), dedicado a protección de datos que Agile Design S.A.S. defina para este fin. El procedimiento operativo detallado, incluyendo formularios, plazos internos de gestión y responsables, se desarrolla en el Procedimiento de Atención de Derechos ARCO (Documento N.º 10).
En todo caso, Agile Design S.A.S. observará los plazos legales establecidos en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012:
Cuando un usuario final interactúa con un cliente de Agile Design S.A.S. a través de Chati, Agile Design S.A.S. actúa como Encargada del Tratamiento (ver Sección 3.2) y aplica, además de las instrucciones del cliente Responsable, las siguientes salvaguardas operativas mínimas:
Esta Política no sustituye ni modifica las obligaciones que Agile Design S.A.S. asume frente a cada cliente como Encargada del Tratamiento en virtud del DPA correspondiente.
Conforme al artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, Agile Design S.A.S. se compromete a:
Agile Design S.A.S. implementa medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y proporcionales para proteger los datos personales contra pérdida, uso indebido, acceso no autorizado, divulgación, alteración o destrucción, en cumplimiento del principio de seguridad del artículo 4, literal g), de la Ley 1581 de 2012. El marco detallado de controles se desarrolla en la Política de Seguridad de la Información (Documento N.º 11), y el protocolo de respuesta ante incidentes en el Protocolo de Gestión y Notificación de Incidentes de Seguridad (Documento N.º 15).
Los sitios web de Agile Design S.A.S. y de Chati pueden utilizar cookies y tecnologías de rastreo similares. El detalle de tipos de cookies, finalidades y mecanismos de gestión del consentimiento se desarrolla en la Política de Cookies y Tecnologías de Rastreo (Documento N.º 7).
Cuando Agile Design S.A.S. o la plataforma Chati traten datos de salud, datos financieros o crediticios, o datos de beneficiarios de seguros —en el marco de las verticales Salud, Fintech y Seguros—, aplicarán adicionalmente las cláusulas reforzadas de consentimiento y seguridad previstas en el documento Términos para Verticales Reguladas (Documento N.º 13), sin perjuicio de la normativa sectorial correspondiente (Supersalud, Superintendencia Financiera de Colombia, Fasecolda, según el caso).
Conforme al artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 y al artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, los Responsables del Tratamiento con ingresos superiores a los umbrales fijados por la SIC deben registrar sus bases de datos que contengan datos personales ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
La autoridad competente para conocer y resolver quejas relacionadas con el Tratamiento de datos personales en Colombia es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), Delegatura para la Protección de Datos Personales.
Los Titulares pueden ejercer sus derechos y formular consultas o reclamos a través de: (i) el correo electrónico designado para protección de datos email corporativo@agiledesign.com.co; (ii) el formulario de contacto disponible en los sitios web de Agile Design S.A.S. y de Chati, enlace (https://agiledesign.com.co/contacto/); y (iii) los canales de atención al cliente habilitados dentro de la plataforma Chati. El detalle operativo de cada canal se encuentra en el Procedimiento de Atención de Derechos ARCO (Documento N.º 10).
Agile Design S.A.S. podrá modificar esta Política en cualquier momento. Los cambios sustanciales serán informados a los Titulares a través del sitio web y/o los canales de contacto registrados, antes de su entrada en vigencia, indicando la fecha en que la nueva versión surte efectos, conforme al principio de transparencia.
Esta Política entrará en vigencia a partir del día 07 de agosto de 2026 y sustituye cualquier versión anterior en caso de contradicción.