Política de Privacidad — Agile Design S.A.S. y Chiati

Responsable del Tratamiento	Agile Design S.A.S. — NIT 901.390.311-6
Domicilio	Calle 83A # 115-20, interior 110, Bogotá D.C., Colombia
Canal de protección de datos	corporativo@agiledesign.com.co — https://agiledesign.com.co/contacto/
Sitios web cubiertos	https://agiledesign.com.co y https://chiati.com
Versión	2.0
Vigente desde	1 de octubre de 2026

1. Objeto y marco normativo

Esta Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales (la «Política») regula la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia y supresión de los datos personales que Agile Design S.A.S. («Agile Design», «la Compañía» o «nosotros») trata en calidad de Responsable del Tratamiento, en el marco de sus operaciones corporativas, sus sitios web, sus servicios de consultoría digital, desarrollo web, marketing digital y la comercialización de la plataforma SaaS Chiati.

La Política está diseñada para cumplir con:

Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia (derecho al Habeas Data).
Ley Estatutaria 1581 de 2012 — Régimen General de Protección de Datos Personales.
Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015, en particular sus disposiciones sobre autorización, política de tratamiento, aviso de privacidad y Registro Nacional de Bases de Datos.
Ley 1266 de 2008 (Habeas Data Financiero), en lo aplicable a datos financieros y crediticios en la vertical Fintech.
Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor), en lo referente a la información y protección del consumidor digital.
Circulares e instructivos de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Esta versión cubre exclusivamente la jurisdicción colombiana, sede legal de Agile Design.

2. Responsable del tratamiento

Agile Design S.A.S., NIT 901.390.311-6, sociedad por acciones simplificada constituida el 26 de junio de 2020, con domicilio principal en Bogotá D.C., Colombia, es la Responsable del Tratamiento de los datos personales descritos en esta Política, en los términos del artículo 3, literal e), de la Ley 1581 de 2012.

Marca Chiati: Chiati (https://chiati.com) es una marca comercial y un producto SaaS de propiedad exclusiva de Agile Design S.A.S., con registro de marca en trámite ante la SIC. Chiati no es una entidad legal independiente, no tiene NIT propio y no es Responsable ni Encargada del Tratamiento en nombre propio. Toda referencia a «Chiati» en esta Política es una referencia a la plataforma tecnológica operada por Agile Design S.A.S.

Datos de contacto para consultas y ejercicio de derechos sobre protección de datos:

Correo electrónico: corporativo@agiledesign.com.co
Formulario de contacto: https://agiledesign.com.co/contacto/
Dirección: Calle 83A # 115-20, interior 110, Bogotá D.C., Colombia

3. Doble condición de Agile Design S.A.S.: Responsable y Encargada del Tratamiento

Agile Design ocupa dos posiciones jurídicas distintas frente al tratamiento de datos personales. Esta distinción define el alcance de esta Política.

3.1 Como Responsable independiente

Agile Design decide por sí misma sobre la finalidad y los medios del tratamiento de los datos que recolecta para sus propios fines de negocio, que comprenden:

Los datos de sus clientes directos (empresas y personas que contratan servicios de consultoría, desarrollo web, marketing digital o la suscripción a Chiati), incluida su facturación y gestión contractual.
Los datos de los visitantes de sus sitios web y de sus prospectos comerciales, incluidos quienes completan el diagnóstico gratis de Chiati.
Los datos de sus proveedores, contratistas, aliados comerciales, candidatos y colaboradores.
Los datos técnicos y de uso que procesa para la seguridad, la facturación interna y la mejora agregada y no identificable de la plataforma Chiati.

3.2 Como Encargada del Tratamiento

Agile Design actúa como Encargada respecto de los datos personales de los usuarios finales de los clientes de Chiati, es decir, las personas naturales que interactúan, a través de WhatsApp y de los demás canales habilitados según el plan contratado, con las empresas que utilizan la plataforma. Frente a esos datos, el cliente es el Responsable y Agile Design actúa únicamente bajo sus instrucciones, conforme a los artículos 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012 y al Contrato de Encargado del Tratamiento (DPA) suscrito con cada cliente.

Ese tratamiento no se rige por esta Política sino por las instrucciones del cliente y por el DPA. Las condiciones que Agile Design asume en calidad de Encargada se resumen en la Sección 16.

4. Destinatarios de la Política

Esta Política aplica a: (i) visitantes de los sitios web de Agile Design y de Chiati; (ii) clientes y suscriptores de los servicios de la Compañía; (iii) candidatos y colaboradores actuales o pasados; (iv) proveedores, contratistas y aliados comerciales; y (v) cualquier persona natural cuyos datos sean tratados directamente por Agile Design como Responsable. No aplica al tratamiento que realiza como Encargada (Sección 3.2).

5. Definiciones

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para el Tratamiento de sus datos personales.
Aviso de Privacidad: comunicación verbal o escrita dirigida al Titular para informarle sobre la existencia de las políticas de Tratamiento, la forma de acceder a ellas y las finalidades del Tratamiento.
Base de Datos: conjunto organizado de datos personales objeto de Tratamiento.
Dato personal: información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato sensible: dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, afiliación sindical, salud, vida sexual, datos biométricos, entre otros).
Encargado del Tratamiento: persona que realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
Responsable del Tratamiento: persona que decide sobre la base de datos o el Tratamiento de los datos.
Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: envío de datos personales por parte del Responsable a un tercero receptor, que a su vez es Responsable, dentro o fuera de Colombia.
Transmisión: Tratamiento de datos por un Encargado por cuenta del Responsable, dentro o fuera de Colombia.
Sistemas de Inteligencia Artificial: herramientas basadas en modelos de lenguaje o aprendizaje automático utilizadas para automatizar, clasificar o apoyar procesos de atención, calificación de leads y analítica operativa.

6. Principios rectores del Tratamiento

Agile Design aplica los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

Legalidad: el Tratamiento es una actividad reglada sujeta a la ley y a las demás disposiciones que la desarrollen.
Finalidad: el Tratamiento obedece a una finalidad legítima, informada previamente al Titular.
Libertad: el Tratamiento solo se ejerce con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular, salvo mandato legal o judicial.
Veracidad o calidad: la información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Transparencia: se garantiza el derecho del Titular a obtener información sobre los datos que le conciernen.
Acceso y circulación restringida: el Tratamiento se sujeta a los límites de la naturaleza de los datos y de la ley; salvo información pública, los datos no se publican en internet u otros medios masivos, a menos que el acceso sea técnicamente controlable.
Seguridad: la información se maneja con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
Confidencialidad: quienes intervienen en el Tratamiento deben garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con Agile Design.

7. Datos personales objeto de Tratamiento

En su calidad de Responsable, Agile Design trata las siguientes categorías de datos:

Datos de identificación y contacto: nombre, documento de identidad o NIT, cargo, correo electrónico, teléfono, empresa.
Datos comerciales y contractuales: historial de servicios contratados, facturación, comunicaciones comerciales y plan de Chiati suscrito.
Datos de navegación: dirección IP, cookies y tecnologías de rastreo similares (Sección 19).
Datos del diagnóstico gratis de Chiati (https://chiati.com/diagnostico-gratis/): las respuestas a la autoevaluación de 15 preguntas y, solo cuando el Titular solicita el informe y la asignación de un asesor, su nombre, datos de contacto y datos de perfil de su empresa, previa autorización. El puntaje se muestra sin solicitar datos personales.
Datos derivados de comunicaciones directas por WhatsApp u otros canales cuando el Titular interactúa con Agile Design como prospecto o cliente.

Datos sensibles. Agile Design no tiene como finalidad, como Responsable, recolectar datos sensibles en el curso ordinario de su actividad comercial. El Tratamiento de datos sensibles que los usuarios finales de clientes de las verticales Salud, Fintech y Seguros compartan a través de Chiati se rige por el DPA y por los Términos para Verticales Reguladas, junto con la regulación sectorial aplicable (Supersalud, Superintendencia Financiera de Colombia y normas del sector asegurador), y los requisitos reforzados del artículo 6 de la Ley 1581 de 2012.

Para activar la conexión con la API de WhatsApp Business mediante el flujo de registro integrado de Meta (Embedded Signup), Meta exige al prospecto o cliente información como: una cuenta de Facebook con rol de administrador, un portafolio comercial de Meta, los datos de la empresa (nombre legal, sitio web, dirección y, cuando Meta lo requiera, documentos de verificación del negocio), una cuenta de WhatsApp Business y un número de teléfono dedicado. Agile Design consulta únicamente la información necesaria para verificar esos requisitos y activar el servicio, como Responsable durante el diagnóstico y la contratación; una vez activada la cuenta, los datos de los usuarios finales se tratan como Encargada. La información que el Titular ingresa directamente en los sistemas de Meta es tratada por Meta conforme a sus propias políticas.

8. Autorización del Titular

8.1 Forma de obtener la autorización

Agile Design obtiene la autorización de forma previa al Tratamiento, mediante mecanismos verificables, que pueden incluir:

Casillas de aceptación no premarcadas en formularios web, incluido el del diagnóstico gratis.
Aceptación de los Términos y Condiciones al suscribirse a Chiati.
Cláusulas de autorización en contratos de prestación de servicios.
Autorización escrita en procesos de vinculación laboral o de proveedores.
Opt-in verificable en WhatsApp cuando Agile Design actúa como Responsable directo.

8.2 Datos sensibles

Cuando el Tratamiento involucre datos sensibles, Agile Design informará al Titular, de forma expresa, que no está obligado a autorizar su Tratamiento, cuáles de los datos solicitados son sensibles y la finalidad del Tratamiento. La autorización será explícita y diferenciada de la de los datos generales.

8.3 Niños, niñas y adolescentes

Los servicios de Agile Design y de Chiati están dirigidos a personas jurídicas y a personas naturales mayores de edad. Agile Design no recolecta intencionalmente datos de menores. Si fuera necesario tratarlos, se exigirá la autorización del representante legal, se atenderá el interés superior del menor y se respetará su derecho a ser escuchado, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y al Código de la Infancia y la Adolescencia.

8.4 Casos exceptuados

Conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no se requiere autorización para: información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; datos de naturaleza pública; casos de urgencia médica o sanitaria; tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

9. Finalidades del Tratamiento

9.1 Visitantes de los sitios web

Gestión de solicitudes de información, realización del diagnóstico gratis de Chiati (incluida la verificación de requisitos de activación con Meta), envío del informe de resultados y asignación de un asesor, agendamiento, envío de comunicaciones comerciales autorizadas, medición de tráfico y analítica web, personalización de la navegación y prevención de fraude.

9.2 Clientes y suscriptores

Validación de identidad, formalización y administración de la relación contractual, facturación y recaudo, soporte técnico, comunicaciones sobre el servicio (mantenimiento, actualizaciones y cambios operativos), analítica de uso de Chiati para soporte y mejora del producto, cumplimiento de obligaciones legales, tributarias y contables, y comunicaciones comerciales cuando exista autorización adicional.

9.3 Candidatos y colaboradores

Gestión de procesos de selección, vinculación y administración de la relación laboral o de prestación de servicios, cumplimiento de obligaciones laborales, tributarias y de seguridad social, y consulta en listas de control cuando aplique por debida diligencia.

9.4 Proveedores y aliados

Evaluación, vinculación y administración de la relación contractual, verificación de antecedentes comerciales cuando sea pertinente y cumplimiento de obligaciones contractuales, contables y tributarias.

9.5 Sistemas de Inteligencia Artificial

Agile Design puede utilizar modelos de lenguaje y sistemas de automatización para apoyar la calificación de leads y la atención comercial en sus canales propios y para generar analítica agregada sobre el desempeño de esos canales. Quien interactúe con un sistema automatizado será informado de ello y podrá solicitar atención de una persona, y toda decisión con efectos jurídicos relevantes sobre un Titular contará con la posibilidad de intervención humana.

En los flujos conversacionales de los clientes de Chiati, cada cliente conecta su propia cuenta de un proveedor de inteligencia artificial (OpenAI, Anthropic o Gemini) y paga el consumo directamente a ese proveedor. En ese caso, el proveedor actúa como Encargado contratado por el cliente, y Agile Design transmite los datos hacia él únicamente por instrucción del cliente. El aviso de automatización a los usuarios finales se regula en el Aviso de IA / Divulgación de Automatización de Chiati.

Agile Design contrata uno o varios proveedores de inteligencia artificial por cuenta propia, para sus fines propios y para los clientes de Chiati que no puedan contratar un proveedor de IA por su cuenta. En ese caso, estos proveedores actúan como Encargados o Sub-Encargados de Agile Design, están sujetos a contrato con obligaciones de confidencialidad, seguridad y uso restringido de los datos, y podrán implicar transferencia internacional conforme a la Sección 11.

10. Duración del Tratamiento y almacenamiento de las bases de datos

Los datos personales se conservan durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron su Tratamiento y mientras subsista la relación con el Titular, y después de ella durante los términos de prescripción de las acciones judiciales, contables, tributarias o administrativas que puedan derivarse. Los plazos y criterios de eliminación se detallan en la Política de Retención y Eliminación de Datos.

11. Transmisión y transferencia de datos a terceros

Agile Design puede transmitir o transferir datos personales a terceros dentro o fuera de Colombia, tales como proveedores de infraestructura en la nube, pasarelas de pago y Meta Platforms, Inc., operador de la API oficial de WhatsApp Business, cuando sea necesario para prestar sus servicios. Estas operaciones se limitan a lo estrictamente necesario y están sujetas a obligaciones contractuales de confidencialidad y uso restringido.

Cuando parte de la infraestructura esté fuera de Colombia, el Tratamiento puede implicar transferencia internacional de datos, sujeta al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012: el país de destino debe ofrecer un nivel adecuado de protección según los estándares de la SIC, o deben existir cláusulas contractuales u otros instrumentos que garanticen una protección equivalente. Los proveedores tecnológicos de Agile Design que traten datos por su cuenta son Encargados o Sub-Encargados sujetos a contrato.

12. Encargados del Tratamiento y terceros

Agile Design exige a todo Encargado y a los terceros con quienes comparte datos personales estándares de seguridad y confidencialidad equivalentes a los propios, mediante acuerdos que limiten el uso de la información a las finalidades autorizadas.

13. Derechos del Titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, todo Titular tiene derecho a:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos frente a información parcial, inexacta, incompleta, fraccionada, que induzca a error, o cuyo Tratamiento esté prohibido o no autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley la exceptúe.
Ser informado, previa solicitud, sobre el uso dado a sus datos.
Acceder de forma gratuita a sus datos, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de esta Política.
Presentar quejas ante la SIC por infracciones a la Ley 1581 de 2012, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante Agile Design.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, salvo que exista un deber legal o contractual que lo impida.

14. Procedimiento para el ejercicio de los derechos

Las consultas y reclamos se presentan al correo corporativo@agiledesign.com.co o a través del formulario https://agiledesign.com.co/contacto/, indicando nombre completo, documento de identidad, medio de respuesta y descripción de la solicitud. El procedimiento operativo se detalla en el Procedimiento de Atención de Derechos ARCO. Agile Design observa los plazos del artículo 14 de la Ley 1581 de 2012:

Consultas: máximo diez (10) días hábiles desde su recibo, prorrogables por cinco (5) días hábiles adicionales, previa comunicación al Titular.
Reclamos: máximo quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo, prorrogables por ocho (8) días hábiles adicionales, previa comunicación al Titular.

Los usuarios finales de los clientes de Chiati deben dirigir sus solicitudes al cliente Responsable; si las envían a Agile Design, esta las trasladará al cliente cuando actúe como Encargada.

15. Tratamiento de datos a través de WhatsApp y Chiati

Cuando un usuario final interactúa con un cliente de Agile Design a través de Chiati, Agile Design actúa como Encargada y aplica, además de las instrucciones del cliente, las siguientes salvaguardas mínimas:

Aviso visible de que la interacción puede ser gestionada por un agente de inteligencia artificial.
Mecanismo de baja u opt-out verificable, distinto del derecho ARCO general, conforme a la Política de Mensajería de WhatsApp Business de Meta (https://business.whatsapp.com/policy).
Límites de retención y eliminación de las conversaciones conforme a la Política de Retención y Eliminación de Datos y a los términos de Meta.

El uso de la API de WhatsApp Business está sujeto además a los Términos de WhatsApp Business (https://www.whatsapp.com/legal/business-terms) y a los Meta Platform Terms (https://developers.facebook.com/terms/).

16. Condiciones del tratamiento como Encargada (DPA)

En el DPA con cada cliente, Agile Design se obliga, como mínimo, a:

Tratar los datos de los usuarios finales únicamente según las instrucciones documentadas del cliente Responsable y para las finalidades del servicio contratado.
Garantizar la confidencialidad del personal autorizado y aplicar medidas de seguridad técnicas, humanas y administrativas.
Contratar Sub-Encargados solo bajo obligaciones equivalentes, informando al cliente la lista vigente. Entre ellos se encuentra Meta Platforms, Inc.; el proveedor de IA que el cliente conecta a su propia cuenta no es Sub-Encargado de Agile Design, mientras que los proveedores de IA contratados por Agile Design para clientes que no cuentan con uno propio sí lo son.
Notificar al cliente los incidentes de seguridad que afecten sus datos, con el contenido mínimo y en los plazos pactados.
Asistir al cliente en la atención de solicitudes de derechos de los Titulares y en el cumplimiento de sus obligaciones ante la SIC.
Suprimir o devolver los datos al terminar el contrato, salvo deber legal de conservación.
Permitir verificaciones razonables de cumplimiento.
Aplicar las condiciones de la transferencia internacional conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

El cliente, como Responsable, es quien obtiene la autorización de sus usuarios finales, verifica el opt-in de sus campañas, mantiene el aviso de IA y contrata directamente su proveedor de inteligencia artificial.

17. Deberes de Agile Design como Responsable

Conforme al artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, Agile Design se compromete a:

Garantizar al Titular el ejercicio pleno de sus derechos.
Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada.
Informar al Titular sobre la finalidad de la recolección.
Conservar la información con las condiciones de seguridad necesarias.
Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, y rectificarla cuando sea incorrecta.
Tramitar consultas y reclamos dentro de los plazos legales.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos.
Exigir a Encargados y terceros el respeto de las condiciones de seguridad y privacidad.
Informar a la SIC cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

18. Medidas de seguridad de la información

Agile Design implementa medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y proporcionales para proteger los datos contra pérdida, uso indebido, acceso no autorizado, divulgación, alteración o destrucción (Ley 1581 de 2012, art. 4, literal g). El marco de controles se desarrolla en la Política de Seguridad de la Información y la respuesta a incidentes en el Protocolo de Gestión y Notificación de Incidentes de Seguridad.

19. Cookies y tecnologías de rastreo

Los sitios agiledesign.com.co y chiati.com pueden utilizar cookies y tecnologías similares. Los tipos de cookies, finalidades y mecanismos de gestión del consentimiento se detallan en la Política de Cookies y Rastreo Web.

20. Verticales reguladas

Cuando se traten datos de salud, financieros o crediticios, o de beneficiarios de seguros, se aplicarán además las cláusulas reforzadas de los Términos para Verticales Reguladas y la normativa sectorial correspondiente: Ley 2015 de 2020 y normas de Supersalud (Salud); Ley 1266 de 2008 y Circular Externa 007 de 2018 de la Superintendencia Financiera de Colombia (Fintech); y la regulación del sector asegurador (Seguros).

21. Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)

Conforme al artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 y a su reglamentación, los Responsables obligados deben registrar sus bases de datos ante el RNBD de la SIC. Agile Design adelantará el registro de sus bases de datos antes de la puesta en producción de Chiati.

22. Autoridad de control

La autoridad competente en Colombia es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), Delegatura para la Protección de Datos Personales.

23. Modificaciones

Agile Design puede modificar esta Política. Los cambios sustanciales se informarán a los Titulares por el sitio web o los canales de contacto registrados antes de su entrada en vigencia, indicando la fecha desde la cual aplican.

24. Vigencia

Esta Política rige desde el 1 de octubre de 2026 y sustituye cualquier versión anterior.